Communicatie

Twee jaar geleden vonden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. We zijn we nu halverwege deze raadsperiode. 
Graag informeren we u over de belangrijkste zaken die we al hebben gerealiseerd en wat we in de komende jaren nog voor u tot stand willen brengen.


Doel: Betere communicatie, moderne middelen


Gerealiseerd per eind 2015:

oie_transparent

  • Naar aanleiding van een motie van PZ heeft de gemeente een visie geschreven over de inzet van moderne communicatiemiddelen.
  • In 2015 heeft de gemeente een plan gepresenteerd hoe de communicatie naar de inwoners planmatig moet worden verbeterd.
  • Sinds 2016 worden Facebook en Twitter als volwaardig communicatiemiddel ingezet. Tevens wordt het eerste online platform ingericht waar inwoners kunnen meepraten over gemeentelijke projecten.

Actiepunten 2016 – 2018

  • Meer diensten via de gemeentelijke website aanbieden.
  • Gemeente gaat proactief reacties op de sociale media volgen.

Communicatie

De PZ fractie heeft gevraagd om een overkoepelend communicatieplan, meer interactieve communicatie en tijdige verschaffing van actuele informatie over projecten. Wij hebben in ons coalitieakkoord 2014-2018 ‘Dichtbij en Verantwoordelijk’ ook aangegeven dat interactie en communicatie met burgers en bedrijven een impuls moet krijgen.

social-349554_640-600x320

Een communicatieplan helpt om de visie voor de komende jaren helder te krijgen en om prioriteiten te stellen. Daarnaast biedt het handvatten voor de concrete aanpak en planning van communicatieactiviteiten. De bestaande nota communicatie (2000) was niet actueel meer. Daarom is het communicatiebeleidsplan 2015-2019 opgesteld. Het is een flexibel plan geworden waar de gemeente de komende 4 jaar mee vooruit kan en waarmee we goed kunnen blijven kijken en luisteren naar en vervolgens inspelen op de omgeving.

Op verzoek van PZ is een prioriteit gegeven aan drie acties:

  1. digitale informatie op maat: bijvoorbeeld abonnementen op digitale nieuwsbrieven per project
  2. impuls burgerparticipatie: inwoners actief laten meedenken door inzet van de nieuwe media
  3. standaard communicatie plan er uit te voeren project

Daarnaast heeft PZ gevraagd om in een pilotproject nieuwe aanpak de te testen. Het pilotproject is toegezegd. De gemeente heeft beloofd op korte termijn met een voorstel te komen.

Communicatie en Bloemenweide Noord

Een mogelijke vorm van communicatie/contact tussen gemeente en inwoners is de gemeenteraad (voorronde). Het is goed te weten dat inwoners van Zoeterwoude ook daadwerkelijk gebruik maken van deze mogelijkheid.
In de voorronde van 25 september jl. kwamen twee heren spreken over Bloemenweide Noord (Emmaus). Zij uitten hun zorg over de toegankelijkheid en de veiligheid van het terrein, straks, maar vooral ook tijdens de bouwfase.
De wethouder kon direct antwoorden dat de kans groot is dat er een tweede brug zal komen en dat ook de gemeente èn de bouwer het belang hiervan inzien.
Voorts werd gevraagd hoe men omgaat met bomen op het terrein. Welke moeten weg en welke kunnen blijven?
De wethouder antwoordde dat er kritisch gekeken zal worden welke bomen kunnen blijven. Dat dit niet niet iedere boom kan zijn, is duidelijk, maar bij verwijdering van een boom zal altijd weer een andere boom geplant (moeten) worden.

Een ander voorbeeld van communicatie tussen gemeente en inwoners is een klankbordgroep. In Zoeterwoude is een klankbordgroep gevormd voor het bouwproject Bloemenweide Noord.
Buurtbewoners hebben zitting in deze groep en vertegenwoordigen de wijk. Vanaf het begin van het project worden zij betrokken bij het proces.
Zo heeft de groep pasgeleden onder andere vragen gesteld over de vorm van de bovenste (4e) bouwlaag; zij monitoren of gebouwen niet te dicht op elkaar zullen komen en of de hoeveelheid groen wel volgens plan wordt opgenomen.

De gemeente informeert inwoners over Bloemenweide Noord via de website.

Communicatie

PZ heeft op 7 nov 2013 in een motie aangedrongen om het communicatie beleid te actualiseren en ambitie te tonen de burger proactief te benaderen en te verleiden deel te nemen aan het participatie proces. Na een flinke tijd wachten is nu een stuk opgesteld waarmee naar de mening van PZ is gebleken dat de gemeente deze taak serieus heeft opgevat.
Communicatie_Comverma

Dit stuk is een goede start dat toont dat de gemeente bewust is van de veranderende tendensen binnen de samenleving. Een veelbelovend stuk met een goede mix voor theorie, praktische voorbeelden en de Zoeterwoudse situatie. Ook de aandacht voor zowel analoge als digitale middelen, met de bedoeling een brede laag in de samenleving te bereiken, is voor ons aansprekend.

PZ is echter terughoudend over de planning. Goede communicatie voorkomt naar onze mening dat het ambtenarenapparaat op middel-lange termijn extra belast wordt. Daarom kunnen wij ons niet vinden in het feit dat pas in 2015 serieus werk wordt gemaakt met de uitvoering van een aantal cruciale onderdelen. PZ zou graag het tempo van implementatie hoger willen zien liggen en heeft een herprioritering van de volgende activiteiten voorgesteld:
  1. Mogelijkheden meer digitale informatie op maat onderzoeken en uitvoeren
  2. Uitwerking nieuwe impuls burgerparticipatie met o.a. pilot digitale burgerparticipatie via nieuwe media, online participatieplatform of digitaal burgerpanel
  3. Zorgen dat communicatie standaard deel uitmaakt van projecten, processen

 
PZ dringt aan om de uitwerking van dit plan te doen aan de hand van een van bestaande projecten. Welke trede van de participatie ladder is van toepassing bij de ontwikkeling van bijvoorbeeld Bloemenweide Noord? In hoeverre geven we de burger hier mee-beslissings ruimte?

Het plan van de gemeente is via deze link te vinden.

Klachtenprocedure

klachten_zps9cb09709

In het (politiek) werk van de gemeente wegen we verschillende belangen af. Het kan dus zijn dat een besluit dat goed is voor de ene mens, minder goed of nadelig is voor een ander. Daarover kan iemand klagen, of tegen het besluit in beroep gaan.
Als klachten ontstaan is dat vaak omdat mensen zich niet gehoord voelen of niet duidelijk is wat de motivatie is van een besluit waar ze het niet mee eens zijn. Dan helpt het meer om met elkaar (live of telefonisch) in gesprek te gaan, te luisteren naar wat de klager bedoelt, waar hij/zij zich zorgen over maakt of wat hij liever had gezien. Dan kan een ambtenaar of bestuurder van de gemeente ook luisteren, uitleggen en/of meedenken wat een mogelijke oplossing is. Klachten zijn dan een vangnet (met een schriftelijke wisseling), waarbij de verordening duidelijk maakt hoe de procedure loopt.

Kortom: PZ wil graag dat eerst dat er een gesprek plaatsvindt, dat doet de gemeente ook. Mocht er dan toch nog een klacht zijn/overblijven, dan is voor de inwoner en de gemeente duidelijk hoe we met elkaar omgaan.

Digitale borden in Zoeterwoude?

20121017112835_103

In het Leidschdagblad van vrijdag 25 april stond een artikel dat de gemeente overgaat tot aanschaf van vier digitale informatieborden. Dit was voorbarig, zo ver is het voorlopig nog niet.

De PZ fractie is blij met een initiatief van de gemeente dat zich daadwerkelijk richt op de communicatie naar de inwoners. Ook de manier waarop een modern middel dat eenvoudig  op afstand bediend kan worden zijn wij positief.  Of het voorgestelde model nu de uitstraling heeft die binnen onze woonkernen past kan over gediscussieerd worden.

Maar PZ moet ook kwijt dat dit eigenlijk een voorbeeld is van het paard achter de wagen spannen.  Immers welk probleem lossen we hiermee precies op? Verrommeling van het straat beeld door particulier geplaatste bordjes, kan storend zijn, maar heeft niets met gebrekkige communicatie van de gemeente te maken.
In november vorig jaar hebben wij in een motie gevraagd om beleid te maken op dit gebied. Een communicatieplan zou worden gemaakt om de problemen te categoriseren en vervolgens met passende oplossingen te presenteren. In plaats van een plan krijgen we  een oplossing gepresenteerd waarmee naar onze mening niet duidelijk is hoe dit in het totale plaatje van communicatie naar de burger past.
Vooralsnog gaat PZ (met de VVD) niet akkoord met dit voorstel en wil pas een definitieve beslissing maken als het beloofde communicatieplan door deze raad is geaccepteerd.

Geheimhouding van uw persoonsgegevens

geheimhouding persoongegevens

Per januari 2014 is er een nieuwe landelijke wet van kracht ten aanzien van de registratie van persoonsgegevens. Gemeenten dienen zich hieraan te houden, waarbij zijzelf moeten bepalen aan wie uw persoonsgegevens verstrekt mogen worden.
Binnen deze wet kan u als burger zelf de gemeente verzoeken om geheimhouding. U vraagt dus geheimhouding aan als u niet wilt dat maatschappelijke instellingen uw persoonsgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) kunnen opvragen. Dit kunt u doen bij de afdeling Burgerzaken.
Dit laatste punt werkt als het bel-me-niet-register. PZ heeft het College gevraagd dit extra onder de aandacht te brengen bij de burgers en hierover een apart bericht te plaatsen in de huis-aan-huis bladen en op de gemeentelijke website.

PZ positief over nieuwe Bezwaarbehandeling per 1 juli 2014

bezwaar-en-beroep-tegen-een-beslissing-van-de-overheid

In de voorronde van 30 januari is het voorstel van het College besproken om in te stemmen dat vanaf 1 juli 2014 een Regionale Commissie vanuit het Service Punt 71 de bij de raad ingediende bezwaren worden behandeld. Hiervoor wordt een verordening vastgesteld. Naar de mening van PZ brengt deze wijziging voor de inwoners voornamelijk voordelen met zich mee. De inwoner die bezwaar heeft gemaakt krijgt afhankelijk van de inhoud van zijn bezwaar te maken met minder bureaucratie en zal zich sneller “gehoord” worden. Voor Zoeterwoude brengt dit minder kosten met zich mee en wellicht dat het aantal bezwaren ook wordt verminderd omdat misverstanden snel uit de weg genomen zijn.

De nieuwe ontwikkeling past geheel binnen onze visie om samen te werken waar het kan.